LA SECRETARIA EMPRENDEDORA.

1. ¿A qué se le llama secretaria emprendedora?

2. Defina los siguientes tipos de secretaria:

A. Pinturita.
B. Conformista.
C. Telefónica.
D. Centralizadora.
E. Convencional.
F. Misteriosa.
G. Informada.
H. Guardian.
I. Súper madre. 
J. Metódica.
K. Guerrera.
L. Ambiciosa.
M. Sociable.
N. Peleadora.

3. ¿Cómo debe ser el curriculum de una secretaria para conseguir empleo?

4. ¿Cuál es el perfil de una secretaria emprendedora?

5. ¿Cómo es la secretaria del 2019? Esta pregunta se responde con material de apoyo que dé el instructor.

6. ¿Qué actividades deben ser aprendidas y conservadas por las secretarias?

7. ¿Cuáles son las cualidades personales de las secretarias?

8. En qué consisten los siguientes aspectos:

A. Recepción y los visitantes.
B. Saludo a los visitantes por su nombre.
C. Prioridad de visitas.
D. Recibimiento de las visitas
E. Visitantes problemas.
F. Interrupción de visitas.
G. El ambiente de la oficina. 
H. Cualidades de la secretaria competente.

LA EMPRESA.

1. ¿Qué es la empresa?

2. ¿Cuál es la finalidad de la empresa?

3. ¿Cómo se clasifican las empresas?

4. ¿Cuáles son las funciones de las empresas?

5. ¿Cuáles son las unidades en las funciones de la empresa?

6. En qué consisten las siguientes cualidades dinámicas en las empresas.

A. Elasticidad.
B. Creatividad e innovación.
C. Iniciativa.
D. Diversidad.

VISIÓN, MISIÓN Y PORTAFOLIO DE SERVICIOS.

1. Defina que es la misión y la visión de la empresa.

2. ¿Cuáles son las características de la visión?

3. ¿Qué elementos comprende la misión empresarial?

4. ¿Qué es un portafolio de servicios?

5. ¿Cuáles son las características de un portafolio de servicios?

GENERALIDADES DE LA SECRETARIA RECEPCIONISTA

 

1.¿Cuáles son las técnicas más efectivas en la oficina?

2. ¿Cuáles son las responsabilidades que debe tener una secretaria en una oficina?

3. ¿Porqué la palabra secretaria viene de secreto?

4. ¿Cómo maneja una secretaria a un jefe dificil?

5. ¿Cuáles son las tendencias de la secretaria moderna?

6. ¿Qué conocimientos están requiriendo la empresas para vincular secretarias?

7. ¿ Cuáles son las técnicas que debe manejar una
secretaria al manejar el teléfono?

8. ¿Cuáles son las últimas tendencias en redacción de correspondencía?

9. ¿Qué normativa hay en cuanto a correspondencía?

10. ¿Porqué la ortografía juega un papel importante en la redacción y el trabajo de la secretaria?
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ARCHIVO DE DOCUMENTOS Y ORGANIZACIÓN MODERNA.

MÓDULO 2 - TEMA #1
 

RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS.
 

1. ¿Cómo se clasifica la correspondencia que llega a la empresa? Explique cada una de ellas.

2. ¿Qué procedimiento se sigue al recibir la correspondencia?

3. ¿Qué se debe hacer al abrir los sobres?

4. ¿Qué es la radicación de documentos y como debe hacerse? Explique.

5. Investigue en internet: ¿qué es el control de mensajeria? y ¿cómo debe hacerse?

6. ¿Cuáles son las principales recomendaciones para el manejo de los documentos de archivo?

7. Dibuje una hoja de registro de correspondencia y explique ¿cómo se hace el registro?

8. Defina:

a: Asunto resumen.
b: Anexos:
c: Pasa a:
d: Respuesta.
e: Archivada en:

9. ¿Qué es el despacho de documentos?

10. En el despacho de documentos deben establecerse normas muy precisas, en cuanto a:

11. ¿Qué es el consecutivo de correspondencia?

12. ¿Qué es el descargue de la correspondencia?

13.¿Qué es control de la mensajería?

14. Dibuje un formato de control de la mensajería.

MÓDULO 2  -  TEMA # 2

TÉCNICAS DE ARCHIVO DOCUMENTAL

 

 


1.- Diga tres definiciones de archivo.

2.- ¿En què consiste archivar?.

3.- ¿Cuáles son los objetivos generales del archivo?.

4.-¿Cuáles son los objetivos particulares del archivo?.

5.-¿Qué aspectos deben tenerse en cuenta en el archivo de la empresa?

6.-¿Cuáles son las fases de elaboración de un archivo? definalas.

7.-¿En qué formas se puede clasificar la información generada por una empresa?.

8.-Según el grado de actualidad¿cómo se clasifican los archivos? defina cada uno de ellos.

9.-¿Cuál es la función del archivo central?

10.-¿Cuál es la función de los archivos decentralizados?

11.- Defina las siguientes formas de clasificación:
--Alfabética
--Numérica.
--Alfanmumérica.
--Geográfica.
--Temática.
--Decimal.
--Cronológica.

12.-¿Para qué sirven los indices de archivo?

           MÓDULO 2 -  TEMA # 3

TÉCNICAS DE ARCHIVO E INFORMACIÓN SOBRE DOCUMENTOS ARCHIVADOS.

 

1. Defina el concepto de archivo de documentos.

2. ¿Cuáles son las funciones de los archivos?

3. ¿Con qué propósito se archiva?

4. ¿Qué diferencia hay entre archivo y archivar?

5. ¿Qué importancia tiene el archivo en una organización?

6. ¿Cuáles son los diferentes tipos de archivos? Defina cada uno de ellos.

7. Defina:
A. Carpetas.
B. Carpetas individuales.
C. Carpetas micelaneas.
D. Guías.
E. Rótulo.
7.1. Investigue:

a: Establezca diferencias entre carpetas individuales y carpetas misceláneas.

b: ¿Cuál es la función de las guías en un sistema de archivos?

c: ¿Porqué se dice que la carpeta miscelànea es el hogar temporal de toda corrrespondencia?

8.¿A qué se le llama clasificación?

9. ¿Qué operaciones comprende el archivo de documentos?

10. Defina:
A. Clasificar.
B. Ordenar.
C. Archivar.

11. ¿En qué consiste el sistema alfabético de archivos?

12. ¿En qué consiste el sistema numérico de archivo?

13. ¿Qué factores influyen en la selección del sistema de archivos?

14. ¿Cuál es la procedimiento para archivar?

15. ¿Cuáles son las ventajas del sistema alfabético de archivos?

16. ¿Cuáles son las reglas de clasificación en orden alfabético?

17. ¿Cuáles son las reglas de clasificación en orden numérico?

18. ¿De qué otras formas se puede archivar documentos? ¿Cuáles son sus reglas?
 

Consejos para organizar archivos físicos.

1.-¿cuáles son los seis consejos de la doctora Fabiola porras para organizar archivos físico  (explique)

1.-¿Cuál es la diferencia entre organización de archivos y ordenación de archivos?

2.-¿cuáles son las tres etapas previas a la organización de archivos?

3.-¿cuáles son los tres grandes grupos de sistemas de ordenación de archivos?

4.-¿De qué dependen las dos formas de organización de archivos?

5.- investiga: ¿qué son las tablas de retención documental?

1.-En la organización documental,¿hasta donde llega la clasificación?

2.-¿Dónde inicia la ordenación?

3.-Cuáles son las diferencias significativas entre la clasificación y ordenación documental?

4.-¿Qué es la ordenación como proceso archivistico?

5.-¿En qué se fundamenta la ordenación documental?

6.-¿A qué se refiere el principio de orden original?

7.-¿Qué son los manuales de procedimiento?

8.-¿Cuáles son los tres sistemas de ordenación alfabeticos?

9.-¿En qué consiste el sistema de ordenación onomástico?

10.-¿Cuales son las reglas para ordenar nombres de personas nasturales? explique con ejemplos cada una de ellas.

11.- ¿Cuáles son las reglas para ordenar nombres de razones sociales? explique con ejemplos cada una de ellas.

12 ¿Cómo se marcan las carpetas y como se facilita la localización de los documentos?. explique el uso de guías y subguías.

Observa el ejemplo ilustrado de la instalación de visibilidad horizontal, donde las posiciones se leen de izquierda a derecha.

También observa el ejemplo de ordenación de archivo de clientes de la papelería Pluma de oro

  

 

SERVICIO Y ATENCIÓN A LA CLIENTELA.

 

 

 

CLASIFICACIÓN Y TIPOS DE CLIENTES.

 

1. ¿A qué se llama clientes actuales?

2. ¿A qué se llama clientes potenciales?

3. ¿Cómo se clasifican los clientes actuales? Detalle cada una de las clasificaciones.

4. ¿Cómo se clasifican los clientes potenciales? Explique.

5. ¿Qué es un cliente polémico y como debe tratarse?

6. ¿Qué es un cliente impulsivo y como debe tratarse?

7. ¿Qué es un cliente minucioso y como debe tratarse?

8. ¿Qué es un cliente sabelo todo y como debe tratarse?

9. ¿Qué es un cliente indeciso y como debe tratarse?

10. ¿Qué es un cliente grosero y como debe tratarse?

11. ¿Qué es un cliente desconfiado y como debe tratarse?

12. ¿Que es un cliente hablador y como debe tratarse?

                     MÓDULO 3 -  TEMA #2

1. ¿A qué se le llama visitante?

2. ¿A qué se llaman visitantes frecuentes o conocidos?

3. ¿A qué se llaman visitantes personales del jefe?

4. ¿A qué se llaman visitantes ejecutivos de otras empresas?

5. ¿Quiénes son los visitantes desconocidos o casuales?

6. ¿Cómo referir a un visitante?

7. ¿Cómo debe presentarse aun visitante?

8. ¿Qué es la entrada o cita?

9. ¿A qué se llama cancelación de la entrevista?

10. ¿Cuáles son las principales razones por las que una secretaria recepcionista se ve obligada a cancelar una cita o entrevista?

11. ¿Qué medios debe utilizar la secretaria para cancelar una cita?

12. ¿Qué es un record escrito o fichero?

13. ¿Qué es un fichero de citas?

14. ¿Qué es fichero de clientes?

15. ¿Qué es un fichero recordatorio?

16. ¿A qué se llama conducta asertiva?

17. ¿Qué son las conductas agresivas?

18. ¿Qué es la conducta no asertiva?

19. ¿En qué situaciones es difícil ser asertivo?

20. ¿Cómo podemos ser asertivos ante la agresividad de los otros?

21. ¿Cómo podemos ser asertivos ante la no asertividad de los otros?

22. ¿Cómo podemos ser asertivos en la resolución de conflictos?

23. ¿Cómo podemos ser asertivos para hacer peticiones?

24. ¿Cómo podemos ser asertivos para rehusar o rechazar peticiones?

25. ¿Cuál es el decálogo de los derechos asertivos?

26. ¿En qué consiste la técnica de "Disco Rayado" para la asertividad?

27. ¿En qué consiste la técnica "Banco de Niebla" en la asertividad?

28. ¿Qué aprendemos con la interrogación negativa?

                 
MÓDULO 3 - TEMA #3 

LA MOTIVACIÓN EN LA ATENCIÓN AL PÚBLICO.

1. ¿Qué es la motivación?

2. ¿En qué consiste la jerarquía de las necesidades que nos motivan según Abrahan Maslow? 
 
3. ¿Cuáles son los elementos motivadores de la automotivación?
 
4. Hable de la felicitación y la reprimenta en la motivación.

                MÓDULO 3 -  TEMA #4

1. Socialice con su instructor los 30 fundamentos en el servicio al cliente.

2. ¿Qué son los valores en el servicio al cliente?

3. ¿Cuáles son algunos valores básicos en las empresas?

4. ¿Cuáles son algunos factores cruciales en la empresa en el servicio al cliente?

5. ¿A qué llamamos inteligencia emocional?

6. Dibuje en su cuaderno el triangulo del servicio.

7. ¿Cuáles son los valores de una cultura de servicio?

8. ¿Cuáles son algunas recomendaciones para atender al cliente en los momentos de verdad?

9. ¿Qué aspectos personales afectan el servicio?